Nowości w zamówieniach publicznych od 2026 r. – kluczowe zmiany i ich praktyczne konsekwencje
Początek 2026 r. oznacza dla uczestników systemu zamówień publicznych, zarówno zamawiających, jak i wykonawców, kolejną falę istotnych zmian. W efekcie nowelizacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, które zostały uchwalone w 2025 r. i zaczęły obowiązywać od 1 stycznia 2026 r., polskie prawo zamówień publicznych przeszło istotne modyfikacje o charakterze zarówno proceduralnym, jak i materialnym. Zmiany te są odpowiedzią na rosnące wymagania rynkowe, inflację, a także konieczność dostosowania polskich przepisów do dynamicznej sytuacji prawodawczej w Unii Europejskiej.
W praktyce oznaczają one nie tylko korektę progów finansowych, ale także zrewidowanie dotychczasowych reguł prowadzenia postępowań, dostępu wykonawców do rynku i obowiązków dokumentacyjnych stron.
1. Podwyższenie progu stosowania ustawy
Jedną z najbardziej zauważalnych i szeroko komentowanych zmian jest podwyższenie krajowego progu stosowania ustawy. Do tej pory ustawa obowiązywała przy zamówieniach o wartości co najmniej 130 000 zł netto. Od 1 stycznia 2026 r. granica ta została podniesiona do 170 000 zł netto. W praktyce oznacza to, że zamówienia o wartości poniżej tej kwoty nie podlegają obowiązkowemu reżimowi ustawy Pzp i mogą być realizowane na podstawie zasad wewnętrznych zamawiającego, bez konieczności stosowania formalnych procedur przetargowych przewidzianych w ustawie. Ta zmiana ma na celu ograniczenie biurokracji i przyspieszenie procesu udzielania mniejszych zamówień, co z perspektywy zamawiających może oznaczać oszczędność czasu i zasobów. Zamawiający nie są wtedy zobowiązani do prowadzenia sformalizowanych postępowań przewidzianych w ustawie, sporządzania specyfikacji warunków zamówienia ani stosowania przewidzianych w PZP trybów udzielania zamówień. Jednocześnie jednak nie oznacza to pełnej dowolności działania, gdyż nadal obowiązują ogólne zasady wynikające z przepisów o finansach publicznych, w tym zasada celowości, gospodarności oraz efektywnego wydatkowania środków publicznych. Jednak zmiana ta niesie także praktyczne wyzwania, ponieważ wykonawcy będą mieli mniej formalnych informacji o planowanych zamówieniach, co może wpływać na transparentność rynku i dostęp do zleceń.
Podkreślić należy, że zastosowanie nowego progu dotyczy postępowań wszczętych od 1 stycznia 2026 r. Zamówienia, których procedury zostały uruchomione jeszcze w 2025 r. (np. ogłoszenie o zamówieniu opublikowane przed tą datą), nadal podlegają dotychczasowemu progowi 130 000 zł. To ważna okoliczność dla zamawiających planujących końcówkę roku, może ona bowiem mieć wpływ na sposób organizacji zakupów i harmonogramy zamówień.
2. Nowe progi unijne
Równolegle do zmian w krajowych granicach stosowania ustawy, od 1 stycznia 2026 r. zaczęły obowiązywać także zaktualizowane progi unijne w zamówieniach publicznych. Progi te określają wartości, powyżej których zamówienia klasyfikowane są jako unijne i muszą być prowadzone z zastosowaniem procedur opartych na dyrektywach Unii Europejskiej (w szczególności dyrektywy 2014/24/UE i dyrektywy 2014/25/UE).
W praktyce oznacza to, że niektóre postępowania o stosunkowo niewielkiej wartości w złotych mogą już zostać zakwalifikowane jako europejskie, ze wszystkimi wynikającymi stąd obowiązkami publikacji ogłoszeń w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i przestrzegania restrykcyjnych zasad proceduralnych.
3. Poszerzenie obowiązków zamawiającego
Nowelizacja z 2025 r. nie ograniczyła się wyłącznie do kwestii kwotowych. Wprowadzone zostały także nowe obowiązki analityczne po stronie zamawiającego. Przed wszczęciem postępowania publicznego zamawiający będzie zobligowany do przeprowadzenia bardziej kompleksowej analizy potrzeb i warunków zamówienia. Ta analiza to nie tylko identyfikacja oczekiwań wobec przedmiotu zamówienia, ale także rozważenie jego wpływu na konkurencyjność – zarówno z perspektywy rynku wykonawców, jak i możliwości uzyskania lepszych rezultatów zamówienia. Celem tej zmiany jest zwiększenie efektywności i przejrzystości wydatkowania środków publicznych poprzez bardziej świadome planowanie zakupów.
Takie podejście ma niebagatelne znaczenie w praktyce planowania strategicznego zamówień, szczególnie w jednostkach, gdzie kompleksowość potrzeb i wielość możliwych dostawców wymaga starannego rozeznania rynku. Ułatwia to także argumentowanie wyborów dokonanych w toku postępowań, co jest istotne zarówno w kontekście kontroli zewnętrznych, jak i ewentualnych sporów odwoławczych.
4. Uregulowania odnoszące się do wykonawca spoza UE
Kolejnym obszarem zmian jest sposób, w jaki polskie prawo zamówień publicznych traktuje wykonawców z państw trzecich, czyli np. Turcji, czy Chin. Nowelizacje legislacyjne wprowadziły jasne reguły, zgodne z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, dotyczące udziału tych podmiotów w postępowaniach. Wykonawcy z takich krajów uzyskują możliwość udziału w zamówieniach publicznych na zasadzie równego traktowania tylko wtedy, gdy są objęci odpowiednią umową międzynarodową gwarantującą dostęp do rynku. W przeciwnym razie decyzja o ich dopuszczeniu należy do zamawiającego i musi być wyraźnie ujęta w dokumentacji postępowania. Warto zauważyć, że w pewnych przypadkach uczestnictwo tych wykonawców może wiązać się z ograniczeniami w zakresie środków ochrony prawnej. Co więcej, podmioty te mogą oni mierzyć się z bardziej rygorystycznymi warunkami uczestnictwa w postepowaniu.
Zmiany te mają istotne konsekwencje dla przedsiębiorstw spoza UE i ich doradców prawnych, zwłaszcza jeśli planują aktywny udział w polskich zamówieniach publicznych. Precyzyjne określenie statusu wykonawcy w dokumentacji zamówienia stało się kluczowe, a błędy w tej kwestii mogą prowadzić do odrzucenia oferty lub braku możliwości skorzystania z mechanizmów odwoławczych.
5. Podsumowanie
Nowe regulacje wyraźnie wskazują kierunek, w którym zmierza ustawodawca – większą elastyczność, ograniczenie nadmiernego formalizmu oraz wzmocnienie etapu planowania zamówień. Jednocześnie jednak nie oznacza to rezygnacji z podstawowych zasad systemu zamówień publicznych, takich jak przejrzystość, uczciwa konkurencja czy racjonalne gospodarowanie środkami publicznymi.
Dla praktyków prawa zamówień publicznych zmiany te oznaczają w praktyce szereg wyzwań. Zamawiający muszą nie tylko zaktualizować swoje regulaminy wewnętrzne, procedury i narzędzia planistyczne, lecz także przemyśleć sposoby komunikacji z wykonawcami oraz monitorowania rynku dostaw. Wykonawcy z kolei muszą uwzględnić nowe progi i kryteria w swoich strategiach ofertowania, a także przygotować się do bardziej wnikliwych analiz i wymogów dokumentacyjnych.
Kluczową rolą zamawiających i wykonawców jest adaptacja do tych zmian oraz wykorzystanie ich potencjału w codziennej praktyce, co z pewnością wymaga nie tylko znajomości nowych przepisów, ale również umiejętności ich praktycznego zastosowania w specyficznych kontekstach i sektorach działalności gospodarczej.
W praktyce oznaczają one nie tylko korektę progów finansowych, ale także zrewidowanie dotychczasowych reguł prowadzenia postępowań, dostępu wykonawców do rynku i obowiązków dokumentacyjnych stron.
1. Podwyższenie progu stosowania ustawy
Jedną z najbardziej zauważalnych i szeroko komentowanych zmian jest podwyższenie krajowego progu stosowania ustawy. Do tej pory ustawa obowiązywała przy zamówieniach o wartości co najmniej 130 000 zł netto. Od 1 stycznia 2026 r. granica ta została podniesiona do 170 000 zł netto. W praktyce oznacza to, że zamówienia o wartości poniżej tej kwoty nie podlegają obowiązkowemu reżimowi ustawy Pzp i mogą być realizowane na podstawie zasad wewnętrznych zamawiającego, bez konieczności stosowania formalnych procedur przetargowych przewidzianych w ustawie. Ta zmiana ma na celu ograniczenie biurokracji i przyspieszenie procesu udzielania mniejszych zamówień, co z perspektywy zamawiających może oznaczać oszczędność czasu i zasobów. Zamawiający nie są wtedy zobowiązani do prowadzenia sformalizowanych postępowań przewidzianych w ustawie, sporządzania specyfikacji warunków zamówienia ani stosowania przewidzianych w PZP trybów udzielania zamówień. Jednocześnie jednak nie oznacza to pełnej dowolności działania, gdyż nadal obowiązują ogólne zasady wynikające z przepisów o finansach publicznych, w tym zasada celowości, gospodarności oraz efektywnego wydatkowania środków publicznych. Jednak zmiana ta niesie także praktyczne wyzwania, ponieważ wykonawcy będą mieli mniej formalnych informacji o planowanych zamówieniach, co może wpływać na transparentność rynku i dostęp do zleceń.
Podkreślić należy, że zastosowanie nowego progu dotyczy postępowań wszczętych od 1 stycznia 2026 r. Zamówienia, których procedury zostały uruchomione jeszcze w 2025 r. (np. ogłoszenie o zamówieniu opublikowane przed tą datą), nadal podlegają dotychczasowemu progowi 130 000 zł. To ważna okoliczność dla zamawiających planujących końcówkę roku, może ona bowiem mieć wpływ na sposób organizacji zakupów i harmonogramy zamówień.
2. Nowe progi unijne
Równolegle do zmian w krajowych granicach stosowania ustawy, od 1 stycznia 2026 r. zaczęły obowiązywać także zaktualizowane progi unijne w zamówieniach publicznych. Progi te określają wartości, powyżej których zamówienia klasyfikowane są jako unijne i muszą być prowadzone z zastosowaniem procedur opartych na dyrektywach Unii Europejskiej (w szczególności dyrektywy 2014/24/UE i dyrektywy 2014/25/UE).
W praktyce oznacza to, że niektóre postępowania o stosunkowo niewielkiej wartości w złotych mogą już zostać zakwalifikowane jako europejskie, ze wszystkimi wynikającymi stąd obowiązkami publikacji ogłoszeń w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i przestrzegania restrykcyjnych zasad proceduralnych.
3. Poszerzenie obowiązków zamawiającego
Nowelizacja z 2025 r. nie ograniczyła się wyłącznie do kwestii kwotowych. Wprowadzone zostały także nowe obowiązki analityczne po stronie zamawiającego. Przed wszczęciem postępowania publicznego zamawiający będzie zobligowany do przeprowadzenia bardziej kompleksowej analizy potrzeb i warunków zamówienia. Ta analiza to nie tylko identyfikacja oczekiwań wobec przedmiotu zamówienia, ale także rozważenie jego wpływu na konkurencyjność – zarówno z perspektywy rynku wykonawców, jak i możliwości uzyskania lepszych rezultatów zamówienia. Celem tej zmiany jest zwiększenie efektywności i przejrzystości wydatkowania środków publicznych poprzez bardziej świadome planowanie zakupów.
Takie podejście ma niebagatelne znaczenie w praktyce planowania strategicznego zamówień, szczególnie w jednostkach, gdzie kompleksowość potrzeb i wielość możliwych dostawców wymaga starannego rozeznania rynku. Ułatwia to także argumentowanie wyborów dokonanych w toku postępowań, co jest istotne zarówno w kontekście kontroli zewnętrznych, jak i ewentualnych sporów odwoławczych.
4. Uregulowania odnoszące się do wykonawca spoza UE
Kolejnym obszarem zmian jest sposób, w jaki polskie prawo zamówień publicznych traktuje wykonawców z państw trzecich, czyli np. Turcji, czy Chin. Nowelizacje legislacyjne wprowadziły jasne reguły, zgodne z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, dotyczące udziału tych podmiotów w postępowaniach. Wykonawcy z takich krajów uzyskują możliwość udziału w zamówieniach publicznych na zasadzie równego traktowania tylko wtedy, gdy są objęci odpowiednią umową międzynarodową gwarantującą dostęp do rynku. W przeciwnym razie decyzja o ich dopuszczeniu należy do zamawiającego i musi być wyraźnie ujęta w dokumentacji postępowania. Warto zauważyć, że w pewnych przypadkach uczestnictwo tych wykonawców może wiązać się z ograniczeniami w zakresie środków ochrony prawnej. Co więcej, podmioty te mogą oni mierzyć się z bardziej rygorystycznymi warunkami uczestnictwa w postepowaniu.
Zmiany te mają istotne konsekwencje dla przedsiębiorstw spoza UE i ich doradców prawnych, zwłaszcza jeśli planują aktywny udział w polskich zamówieniach publicznych. Precyzyjne określenie statusu wykonawcy w dokumentacji zamówienia stało się kluczowe, a błędy w tej kwestii mogą prowadzić do odrzucenia oferty lub braku możliwości skorzystania z mechanizmów odwoławczych.
5. Podsumowanie
Nowe regulacje wyraźnie wskazują kierunek, w którym zmierza ustawodawca – większą elastyczność, ograniczenie nadmiernego formalizmu oraz wzmocnienie etapu planowania zamówień. Jednocześnie jednak nie oznacza to rezygnacji z podstawowych zasad systemu zamówień publicznych, takich jak przejrzystość, uczciwa konkurencja czy racjonalne gospodarowanie środkami publicznymi.
Dla praktyków prawa zamówień publicznych zmiany te oznaczają w praktyce szereg wyzwań. Zamawiający muszą nie tylko zaktualizować swoje regulaminy wewnętrzne, procedury i narzędzia planistyczne, lecz także przemyśleć sposoby komunikacji z wykonawcami oraz monitorowania rynku dostaw. Wykonawcy z kolei muszą uwzględnić nowe progi i kryteria w swoich strategiach ofertowania, a także przygotować się do bardziej wnikliwych analiz i wymogów dokumentacyjnych.
Kluczową rolą zamawiających i wykonawców jest adaptacja do tych zmian oraz wykorzystanie ich potencjału w codziennej praktyce, co z pewnością wymaga nie tylko znajomości nowych przepisów, ale również umiejętności ich praktycznego zastosowania w specyficznych kontekstach i sektorach działalności gospodarczej.